Waarom een fraudeprotocol
Het doel van de Stichting Heart for Children is het vanuit Christelijke bewogenheid organiseren, tot stand brengen en uitvoeren van zorg, huisvesting en onderwijs aan (wees)kinderen in kansarme situatie in Uganda en probeert dit te verwezenlijken door fondsenwerving. Stichting Heart for Children wil volledig transparant zijn in zowel de binnenkomende als de uitgaande geldstromen. Deze gelden worden door derden verstrekt.
Stichting Heart for Children ziet het dan ook als haar plicht de grootst mogelijke zorgvuldigheid ten aanzien van de financiële middelen in acht te nemen.
Stichting Heart for Children doet alles binnen haar vermogen om fraude te voorkomen. Wanneer toch het vermoeden van fraude ontstaat, dient onderzoek plaats te vinden binnen de gestelde regels.
Wat is fraude
Het begrip fraude staat in het Wetboek van Strafrecht niet als zodanig omschreven. Het gaat in de praktijk om zaken als: diefstal, verduistering, valsheid in geschrifte, oplichting, bedrog en corruptie. Fraude kent veel vormen maar de opzet is steeds dezelfde: personen of organisaties eigenen zich geld toe waar ze geen recht op hebben; daardoor worden anderen benadeeld.
Fraude kan ook plaatsvinden door projecten niet uit te voeren en te verklaren dat ze wel zijn uitgevoerd. Ook kan het gebeuren door kosten die niet zijn gemaakt toch op te voeren, door geld dat bestemd is voor Stichting Heart for Children niet aan Stichting Heart for Children af te dragen etc. etc.
Door fraude wordt Stichting Heart for Children benadeeld in haar werk voor kinderen in Uganda. Bovendien tast het de goede naam van zowel de eigen organisatie als de branche aan.
Fraude is derhalve volstrekt inacceptabel.
Visie op fraude
Stichting Heart for Children is een Christelijk organisatie. Wij hebben de missie om voor onze naaste te zorgen. Vanuit bijbels perspectief wordt diefstal sterk veroordeeld. Eerlijkheid, rentmeesterschap en transparantie zijn hierbij onze leidende beginselen. De Heer heeft liever dat je eerlijk en rechtvaardig handelt dan dat je een offer brengt (Spreuken 21:3).
Van iemand die deze taak vervult wordt verlangd dat hij betrouwbaar is (1 Kor 4:2).
Maatregelen ter voorkoming van fraude
In principe worden donaties per bank ontvangen. Wanneer (zeer) incidenteel een bijdrage in contanten wordt vertrekt, wordt het bedrag door de penningmeester op de bankrekening van
Stichting Heart for Children gestort. Wanneer bij presentaties/evenementen verkoop in contanten plaatsvindt, zijn daarbij twee personen aanwezig. De opbrengst wordt gezamenlijk geteld en ter beschikking van de penningmeester gesteld. Op de eerstvolgende bestuursvergadering wordt de opbrengst gerapporteerd.
De balans/banksaldi zijn voor alle bestuursleden vrijelijk toegankelijk. Ook voor de oprichters in Uganda. Een ieder kan op elk moment inloggen en de overmakingen c.q. ontvangsten bekijken. Gezien het feit dat alles wat op de Nederlandse bankrekening binnenkomt wordt overgemaakt naar Uganda, en er minder dan 1% aan kosten wordt gerapporteerd is een accountant tot nu toe niet geraadpleegd. Niemand ontvangt een vergoeding in wat voor vorm dan ook.
De jaarrekening en de wijze van besteding van de gelden worden op de website van Stichting Heart for Children gepubliceerd via de link Nederland/anbi.
Meldpunt fraude
Een vermoeden van onregelmatigheden dient te worden gemeld bij de secretaris of de voorzitter van het bestuur.
Onderzoek
Het bestuur zal na de melding intern onderzoek doen en de bevindingen meedelen aan degene die de melding heeft gedaan. Wanneer er een ernstig vermoeden van fraude bestaat, zal het bestuur ten allen tijde aangifte doen zodat de zaak strafrechtelijk kan worden onderzocht en vervolgd.
Maatregelen
Indien het onderzoek een medewerker van Stichting Heart for Children betreft, zal deze medewerker, hangende het onderzoek worden geschorst. Bij daadwerkelijk vaststellen van fraude zal de frauderende medewerker uit het bestuur worden gezet en zal het verduisterde bedrag, vermeerderd met gemaakte kosten, worden verhaald op de frauderende medewerker. Wanneer een andere partij dan Stichting Heart for Children gedupeerd is, zal ook deze onmiddellijk in kennis worden gesteld.
Communicatie bij fraude
Een sterk vermoeden van fraude zal – net als daadwerkelijke fraude – onverwijld aan de donateurs worden gemeld. Een intern vermoeden van fraude zal eerst worden onderzocht om niet voorbarig en onnodig schade aan te brengen. Met inachtneming van de regels rondom privacy zal melding worden gedaan in de nieuwsbrief met publicatie op de website van Stichting Heart for Children.
Publicatie fraudeprotocol
Het fraudeprotocol wordt verstrekt aan alle bestuursleden.
Daarnaast staat het gepubliceerd op de website van Stichting Heart for Children.
Vaststellen fraudeprotocol
Het fraudeprotocol is vastgesteld op 7 september 2017.